Geschäftsordnung des Vorstands

Hier folgt der aktuelle Stand der Geschäftsordnung, welche im Piratenwiki gepflegt wird:


Der Vorstand

Allgemeines

Der Vorstand führt die Geschäfte des Kreisverbandes nach den Vorschriften der Gesetze, der Satzung sowie dieser Geschäftsordnung. Er arbeitet mit den übrigen Organen und Mitgliedern der Partei zum Wohle der Partei vertrauensvoll zusammen. Jedes Vorstandsmitglied hat die Pflicht, den übertragenen Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen nachzukommen. Sollte ein Vorstandsmitglied seinen Aufgaben nicht nachkommen können, so bestimmt es ein anderes Vorstandsmitglied als Vertretung. In dringenden Fällen ist jedes Vorstandsmitglied auch ohne Bestimmung zur Vertretung berechtigt und verpflichtet. Nicht wiedergewählte Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, mit Beendigung Ihres Amtes alle im Rahmen ihrer Vorstandstätigkeit gesammelten Daten (Arbeitsergebnisse, Dokumente, Kontaktdaten - sofern vom Kontakt genehmigt, offizieller Schriftverkehr etc.) unverzüglich an ihren gewählten Nachfolger zu übergeben.

Zusammensetzung des Vorstands

Der Vorstand besteht aus den folgenden Piraten:

  • Vorsitz: Alex
  • Stellvertretender Vorsitz: Leo (1. Stellvertreter) und @sys_opt (2. Stellvertreterin)
  • Schatzmeisterei, bzw. Quästorat: Monika Eggers

Stellvertretender Vorsitz gemäß Art. 22.1, 23.2 und 24.1 der Satzung ist der von der Mitgliederversammlung gewählte stellvertretende Vorsitz, der den höchsten prozentualen Stimmenanteil auf sich vereinen konnte. Bei Gleichheit der Stimmenanteile entscheidet das Los.

Aufgabenverteilung innerhalb des Vorstands

  • Presse: gemeinschaftlich
  • Kommunikation + Social Media: gemeinschaftlich
  • Ansprechpartner für Extern: Vorsitz
  • Archiv: gemeinschaftlich
  • Zeugwartung: gemeinschaftlich
  • Posteingang: gemeinschaftlich
  • Laufende Meldungen Finanzamt und andere Behörden und Träger: Schatzmeisterei
  • Mitgliederverwaltung: Schatzmeisterei
  • Finanzwesen: Schatzmeisterei
  • Koordinierung mit anderen Parteigliederungen und Mandatsträgern: gemeinschaftlich
  • Vorstandssitzungen: gemeinschaftlich
  • Vorbereitung der Mitgliederversammlungen: gemeinschaftlich
  • neue Mitglieder begrüßen und Erklärbär machen: gemeinschaftlich
  • Koordination von (allgemeinen/ regelmäßigen) Treffen: gemeinschaftlich
  • Moderation + Schlichtung: gemeinschaftlich
  • Virtuelle Mitbestimmung: gemeinschaftlich
  • OTRS: gemeinschaftlich
  • Anfragen: gemeinschaftlich
  • Diversity- und Inklusionsbeauftragte: Schatzmeisterei
  • Jugend: gemeinschaftlich
  • Bürobeauftragter: gemeinschaftlich
  • Diversity- und Inklusionsbeauftragte: Vorsitz und Schatzmeisterei

Aufgabenverteilung außerhalb des Vorstands

Der Vorstand kann mit absoluter Mehrheit der Vorstandsmitglieder widerruflich Tätigkeitsbereiche auf andere Personen, insbesondere Mitglieder des Kreisverbandes, außerhalb des Vorstandes delegieren. Bislang wurden keine Tätigkeitsbereiche delegiert.

Finanzverwaltung

Regelung zu Ausgaben aus KV-Mitteln

Jedes Vorstandsmitglied kann in dringenden Fällen einmalig (bis zum Beschluss des Vorstands) eine Ausgabe bis zu einer Höhe von 50,- Euro selbstständig beschließen. Sollte sich der Vorstand dieser Ausgabe nicht anschließen, so kommt das Vorstandsmitglied, welches die Ausgabe getätigt hat, für diese Ausgabe aus eigenen Mitteln auf. Bei Beträgen von über 100,- Euro müssen grundsätzlich drei Angebote eingeholt werden, sofern es mehr als einen Anbieter gibt. Ausgenommen hiervon sind Reisen oder eine besondere Dringlichkeit. Diese besondere Dringlichkeit wird mit einer 2/3-Mehrheit der Vorstandsmitglieder per Beschluss durch den Vorstand festgestellt. Die Genehmigung von Ausgaben ist per Umlaufbeschluss möglich. Diese Regelungen gelten nicht für die Ausgaben von bis zu 50,- Euro, die in den Haushaltsposten Vorstandsarbeit fallen. Hierfür gelten die Regelungen der Landes- und Bundessatzung und des Parteiengesetzes. Geldmittel dürfen nur beschlossen werden, wenn ein Verantwortlicher im Rahmen der Abstimmung genannt wird. Diese Person trägt Sorge dafür, dass die bereitgestellten Mittel im Sinne des Beschlusses verwendet werden.

Vorstandssitzungen

Der Vorstand sollte mindestens viermal im Jahr, nach Möglichkeit häufiger, eine Vorstandssitzung abhalten. Reale und virtuelle Treffen sind gleichberechtigt. Zu Vorstandssitzungen wird in der Regel mit einer Frist von 3 Werktagen per E-Mail eingeladen. Anstelle einer Einladung per persönlicher E-Mail kann auch eine E-Mail an die Mailingliste rhein-neckar@lists.piratenpartei.de und rhein-neckar-announce@lists.piratenpartei.de erfolgen. Sobald der Termin und der Ort feststehen, werden diese zusammen mit einer vorläufigen Tagesordnung veröffentlicht, damit Eingaben zu den behandelten Themen möglich sind. Die endgültige Tagesordnung wird spätestens vor Beginn der Sitzung aufgestellt. Die Sitzungen des Kreisvorstandes sind grundsätzlich öffentlich. Interessierte Personen können ohne gesonderte Zulassung der Sitzung des Kreisvorstandes als Gäste beiwohnen. Gäste, die die Vorstandssitzung stören, können nach erfolgloser vorheriger Ermahnung durch Beschluss des Vorstands von der weiteren Sitzung ausgeschlossen werden. In begründeten Fällen können Sitzungen auf Beschluss des Vorstands teilweise nicht öffentlich abgehalten werden.

Protokollführung

Über den Verlauf der Vorstandssitzungen wird ein Ergebnisprotokoll angefertigt. Das Protokoll muss Anträge und Beschlüsse im Wortlaut, Abstimmungsergebnisse, Stellungnahmen sowie Schwerpunkte des Sitzungsverlaufes enthalten. Zu Beginn der Sitzung wird aus den Anwesenden wenigstens eine Person bestimmt, die das Protokoll führt. Ein gemeinschaftlich geführtes Protokoll ist zulässig. Das Protokoll ist spätestens zur nächsten Vorstandssitzung in digitaler Form zu veröffentlichen. Das Protokoll ist von allen anwesenden Vorstandsmitgliedern zu unterzeichnen oder digital zu signieren. Alle unterzeichneten Originale der Protokolle müssen von einem Vorstandsmitglied im Piraten Wiki unter https://wiki.piratenpartei.de/BW:Kreisverband_Rhein-Neckar/Heidelberg/Protokolle abgelegt werden. Gemäß §4 Absatz (2) der Bundessatzung können Beschlüsse des Vorstandes durch eine absolute Mehrheit der anwesenden Vorstandsmitglieder als Interna gekennzeichnet werden. Diese werden - zusammen mit der Begründung des Beschlusses - protokolliert, der entsprechende Protokollabschnitt wird nicht veröffentlicht. In dem veröffentlichten Protokoll ist auf die Existenz von Interna hinzuweisen.

Beschlussfähigkeit und Abstimmungen

Eine Vorstandssitzung ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend ist. Stimmberechtigt sind nur Mitglieder des Kreisvorstandes. Falls keine anderen Regeln Vorrang haben, werden Beschlüsse mit der einfachen Mehrheit der anwesenden Vorstandsmitglieder getroffen. Änderungen an der Geschäftsordnung erfordern eine absolute Mehrheit der Vorstandsmitglieder. Der Vorstand ist auch abseits von Vorstandssitzungen beschlussfähig. Ein Beschluss außerhalb von Vorstandssitzungen (Umlaufbeschluss) gilt als angenommen, wenn eine absolute Mehrheit der Vorstandsmitglieder diesem zugestimmt hat. Außerhalb von Vorstandssitzungen getroffene Beschlüsse werden dokumentiert, auf der nächsten Vorstandssitzung vorgestellt und dem Protokoll dieser Sitzung beigefügt.

Anträge zu einer Vorstandssitzung

Anträge zu einer Vorstandssitzung des Kreisverbandes können per E-Mail an den Vorstands-Verteiler: vorstand@piraten-rhein-neckar-heidelberg.de, per Post an die Adresse des Kreisverbandes gesendet oder einem Vorstandsmitglied persönlich in Textform an den Kreisvorstand gerichtet werden und werden möglichst in der nächsten Sitzung behandelt.

Kreismitgliederversammlungen

Kreismitgliederversammlungen werden gemäß Artikel 11 der Kreisverbandssatzung einberufen.

Mitgliederverwaltung

Aufnahme neuer Mitglieder

Über die Aufnahme von neuen Mitgliedern (den Mitgliedsantrag) entscheidet der Vorstand per Umlaufbeschluss. Gibt es von einzelnen Vorstandsmitgliedern hierbei Bedenken, wird dies unverzüglich dem gesamten Vorstand angezeigt. Bei Versammlungen mit Akkreditierung besteht kein Anspruch auf Aufnahme vor Ort (und dem daraus eventuell resultierenden Stimm- oder Wahlrecht).

Verwaltung der Mitgliedsdaten und deren Zugriff und Sicherung

Die Mitgliedsdaten der Piraten werden in einer zentralen Datenbank gepflegt. Diese wird vom Bundesvorstand verwaltet. Mitgliederdaten müssen bei Bedarf beim Land beantragt werden. Nur Mitglieder mit einer expliziten Zugriffsberechtigung durch den Vorstand haben Zugriff auf vom Land ausgegebenen Daten. Des Weiteren muss jedes Mitglied mit Zugang zu den Daten inklusive den Vorständen über eine Datenschutzerklärung verfügen. So lange diese Daten in einer höheren Gliederung vorrätig sind, dürfen diese nicht länger als nötig aufbewahrt werden in anderen Fällen müssen sie nach Ablauf der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen (z.B. 10 Jahre nach §147 AO) unverzüglich gelöscht werden.

Tätigkeitsbericht

Die Mitglieder des Kreisvorstandes erstatten einzeln und als Gruppe bei jeder Kreismitgliedversammlung Bericht, falls der letzte Bericht im Rahmen einer Kreismitgliederversammlung mindestens sechs Monate her ist oder bei der Kreismitgliederversammlung Vorstandswahlen stattfinden. Die Tätigkeitsberichte sind im Vorfeld zu veröffentlichen.

Form und Umfang des Tätigkeitsberichts

Der Tätigkeitsbericht des Vorstandes umfasst insbesondere Berichte über

  • wichtige Entscheidungen des Vorstandes
  • die Anzahl und Art der Vorstandssitzungen
  • die Mitgliederentwicklung und die Entwicklung der Verbandsstruktur
  • die Tätigkeiten der jeweiligen Vorstandsmitglieder im Rahmen der ihnen in dieser Geschäftsordnung zugewiesenen Tätigkeitsbereiche, wobei jedes Vorstandsmitglied den Umfang seines Tätigkeitsberichts in angemessener Weise zu begrenzen hat
  • Regelungen und Erfahrungen zur innerparteilichen Kommunikation

Sonstiges

Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt unmittelbar nach Beschluss in Kraft, d.h. am Abend des 29.07.2017.

Verschwiegenheitserklärung gemäß §4 der Bundessatzung

Hiermit verpflichte ich mich, über alle persönlichen Informationen und Angelegenheiten – Namen und andere personenbezogenen Daten, Äußerungen, Ereignisse etc. - die mir im Rahmen des nicht öffentlichen Teils der Kreisvorstandssitzung bekannt werden, sowie über als Interna deklarierte Beschlüsse des Vorstands, gegenüber Dritten absolutes Stillschweigen zu bewahren. Aufzeichnungen über im nicht öffentlichen Teil der Kreisvorstandssitzung erhaltene Informationen werde ich so aufbewahren, dass sie für Dritte unzugänglich sind, und werde sie unverzüglich vernichten, sobald der Zweck ihrer Aufbewahrung hinfällig geworden ist. Berichte über Inhalte des nicht öffentlichen Teils der Kreisvorstandssitzung, die ich in der Öffentlichkeit gebe, müssen so verfasst sein, dass die Identität beteiligter Personen aus ihnen für Dritte nicht kenntlich wird. Diese Verpflichtung kann nur aufgehoben werden, wenn die betroffene Person mich ausdrücklich und in Textform von ihr freistellt und einer Weitergabe der sie betreffenden Daten zustimmt. Diese Zustimmung werde ich mindestens 6 Monate nach dem Datum ihres Ausstellens aufbewahren. Diese Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die der Öffentlichkeit belegbar abseits des nicht öffentlichen Teils der Kreisvorstandssitzung bekannt waren, oder die es unabhängig von dieser Sitzung werden; im letzteren Fall ab dem Moment ihrer Bekanntwerdung. Ebenso gilt sie nicht, sofern ich zu ihrer Einhaltung gegen Gesetze verstoßen müsste, die Vorrang vor einer freiwilligen Verpflichtung haben. Diese Verpflichtung bleibt auch über die Amtszeit im Kreisvorstand hinaus bestehen.

Unterschriften der Vorstandsmitglieder

Alexander Schestag
Leonard Bereska
Theocharis Sarras
Monika Eggers
source: http://wiki.piratenpartei.de/BW:Kreisverband_Rhein-Neckar/Heidelberg/Geschäftsordnung_des_Vorstands

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